Åpenhetsloven

Gill Gruppen AS, Subaru Norge AS og Bilkompaniet AS redegjørelse etter åpenhetsloven

(for perioden 1. januar 2024 – 31. desember 2024)

1. Introduksjon

Gill Gruppen AS (org.nr 910 360 868), Subaru Norge AS (org.nr 924 563 273) og Bilkompaniet AS (org.nr.965 220 941) (Samlet betegnet som "Gruppen") er omfattet av åpenhetsloven.

Selskaper som er omfattet av åpenhetsloven er forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, for å identifisere, forebygge, redegjøre for og følge opp hvordan selskapet håndterer faktisk og potensiell negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter i egen virksomhet, overfor forretningspartnere og i selskapets leverandørkjede.

Gruppen er forpliktet til å drive vår virksomhet i henhold til samfunnsansvarlige og etiske prinsipper. Vi etterstreber å være en ansvarlig virksomhet, og å gjennomføre jevnlig aktsomhetsvurderinger for å avdekke eventuell negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til vår virksomhet, leverandørkjede eller forretningspartnere.

Denne redegjørelsen gjelder for perioden 1. januar 2024 til 31. desember 2024, men inkluderer også en beskrivelse av endringer i våre interne prosedyrer og aktsomhetsvurderinger som ble gjennomført det første halvåret av 2025.

2. Vår virksomhet, rutiner og retningslinjer

2.1 Gruppens organisering og virksomhet

Gruppen driver virksomhet innen import og forhandling av biler.

Gill Gruppen AS har pr. 31.12.24 ingen ansatte. Gill Gruppen AS hovedvirksomhet er investering i selskap innen import og forhandlerdrift av biler, samt yte servicetjenester til selskaper innen eget konsern.

Subaru Norge AS har fire ansatte, som jobber fra våre lokaler på Hagan. Subaru Norge AS hovedvirksomhet er import av biler og deler for merket Subaru i Norge. Subaru Norge AS eies 100 % av Gill Gruppen AS.

Bilkompaniet AS har ni ansatte som alle jobber fra våre lokaler på Hamar. Bilkompaniet AS hovedvirksomhet er forhandling og service av biler fra våre forretningslokaler i Hamar. Vi er forhandler av en rekke bilmodeller fra Subaru og MG, og utfører også service på alle bilmerker fra vårt verksted. I tillegg er Bilkompaniet merkeverksted for Subaru, MG og SSangYong. Bilkompaniet AS eies 51 % av Subaru Norge AS.

Gruppen driver kun virksomhet i Norge.

2.2 Interne rutiner og retningslinjer

Bærekraft og samfunnsansvar er en integrert del av Gruppens virksomhet. Vi er forpliktet til å drive virksomheten vår på en etisk, ansvarlig og bærekraftig måte.

Gruppen har vedtatt konserninterne retningslinjer for forretningsetikk, som gjelder for alle selskap som inngår i konsernet. Retningslinjene gjelder for alle ansatte i Gruppen, inkludert vikarer og konsulenter. Retningslinjene oppstiller konsernets prinsipper for samfunnsansvar, som bygger på FN Global Compacts ti prinsipper som blant annet menneskerettigheter og arbeidsforhold.

I tillegg til dette er vår rutine som utgangspunkt at alle leverandører og forretningspartnere skal akseptere vår Code of Conduct, som har som kjerneverdi å skape tillit gjennom integritet. Formålet med vår Code of Conduct er å oppnå lønnsomhet på en måte som er i samsvar med grunnleggende etiske verdier og med respekt for mennesker, miljøet og samfunnet rundt virksomheten.

Code of Conduct gir overordnede rammer for hvordan Gruppen, leverandører og forretningspartnere skal utøve sitt samfunnsansvar, samt hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for arbeidet.

Vi arbeider systematisk for å fremme en trygg arbeidsplass som ivaretar helse, miljø og sikkerhet (HMS). Gjennom kontinuerlig innsats søker vi å redusere risikoen for skader på arbeidsplassen. Dette oppnår vi ved å benytte et internkontrollsystem for registrering og oppfølging av forhold som kan medføre fare. Systemet bidrar til å forebygge at lignende hendelser skjer igjen ved å sikre læring og iverksetting av nødvendige tiltak.

Det overordnede ansvaret for oppfølging og etterlevelse av åpenhetsloven ligger hos styret og daglig leder i det enkelte selskapet i Gruppen.

Gruppen gjennomfører aktsomhetsvurderinger av vår egen virksomhet, våre leverandører og våre forretningspartnere.

Hvert enkelt selskap innad i Gruppen gjennomfører en overordnet risikoanalyse for å kartlegge alle relevante områder av virksomheten vår, inkludert egen virksomhet, forretningspartnere og leverandørkjeden vår. Analysen gjennomføres ved bruk av en risikomatrise, som skal oppdateres kontinuerlig. Formålet med dette er å kunne prioritere de viktigste risikoområdene for videre kartlegging, å identifisere potensielle høyrisikoelementer ved leverandører og forretningspartnere, samt særlige risikofaktorer knyttet til vår egen virksomhet. Vi praktiserer en risikobasert tilnærming som også er basert på åpenhetslovens prinsipp om forholdsmessighet.

Vi fokuserer på å håndtere de mest fremtredende risikoområdene som er identifisert, og vil gjennomføre ytterligere aktsomhetsvurderinger av prioriterte områder for å identifisere og evaluere faktiske og potensielle negative påvirkninger. Eventuelle tiltak vil bli prioritert ut fra alvorlighetsgrad og sannsynlighet for alvorlige menneskerettighetsbrudd eller brudd på arbeidstakerrettigheter, samt Gruppens innflytelse.

3. Identifiserte negative konsekvenser eller risiko for negative konsekvenser

3.1 Generell informasjon

I henhold til åpenhetsloven skal det rapporteres om identifiserte faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt betydelig risiko for slike negative konsekvenser. Ved vurderingen av hva som anses som en vesentlig risiko skal det tas hensyn til hvor alvorlige konsekvensene er eller vil bli for dem som rammes, og hvor sannsynlig det er at de negative konsekvensene vil inntreffe.

3.2 Identifisering av faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Gjennom vår risikokartlegging har vi ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser i vår egen virksomhet. Dette gjelder også nedstrøms aktiviteter.

Vi har heller ikke identifisert faktiske negative konsekvenser knyttet til noen av våre leverandører eller forretningspartnere.

Vi har imidlertid identifisert visse risikoer for negative konsekvenser.

Leverandørkjeden vår

I henhold til høyrisikolisten fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er elbiler, batterier, dekk og gummi produkter som er forbundet med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

I produksjonen av batterier og dekk er de en særlig iboende risiko for negativ påvirkning knyttet til lønnsforhold, manglende fagforeningsrettigheter, overdreven bruk av overtid, diskriminering, barnearbeid og tvangsarbeid. De største og mest alvorlige risikoene finnes vanligvis i råvareleddet, i geografiske områder som kan være preget av konflikt, korrupsjon og svak rettsbeskyttelse.

Våre forretningspartnere

Gruppens forretningspartnere er basert i Norge, og har etter vår vurdering en generelt lav risikoprofil når det gjelder negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi er derimot klar over at vi har norske forretningspartnere som opererer innenfor bransjer eller områder som er forbundet med noe økt risiko for negativ påvirkning. Dette gjelder for eksempel renholdstjenester av fasiliteter og biler.

Gruppens egen virksomhet

Arbeidsforholdene i Gruppen er vurdert som gode, og det arbeides kontinuerlig med forbedringsarbeid og tiltak for å opprettholde dette. Gruppen er likevel kjent med at vi opererer i en bransje med overvekt av mannlige ansatte. Det er også visse risikoer for fysiske skader, blant annet i verkstedsdelen av virksomheten.

4. Tiltak for å stanse og begrense risiko

4.1 Tiltak i leverandørkjeden

Hoveddelen av Gruppens produkter, herunder biler, leveres fra leverandører som selv gjør aktsomhetsvurderinger.

For Bilkompaniet AS er en av hovedleverandørene Norwegian Mobility Group AS ("NMG"). Ettersom NMG selv er underlagt åpenhetsloven og utfører egne aktsomhetsvurderinger av de globale leverandørkjedene bak sine produkter, belager Bilkompaniet seg på NMGs aktsomhetsvurderinger i denne sammenheng. Dette inkluderer de tiltak som NMG har iverksatt for å stoppe og begrense risiko. Det vises til NMGs redegjørelse etter åpenhetsloven, som publisert på deres hjemmesider.

For Subaru Norge AS er hovedleverandøren Subaru Corporation, via handelsselskapet Sojitz Corporation. Subaru Norge AS importerer biler, via leverandøren Sojitz Corporation og reservedeler fra Subaru Corporation. Subaru Norge AS forholder seg i den forbindelse til Subarus "Sustainability Website", som blant annet gir informasjon om Subarus leverandørkjede og implementerte tiltak for å overholde grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Subarus "Sustainability Website" er tilgjengelig på Subarus hjemmesider.

Gill Gruppen AS er morselskapet i gruppen, og har i svært begrenset omfang egne leverandørforhold.

Slik Gruppen vurderer det er det ikke behov for ytterligere tiltak i leverandørkjeden per tid, utover at leverandørene forpliktes til å følge Gruppens Code of Conduct.

4.2 Tiltak overfor forretningspartnere

Gruppen vil være spesielt oppmerksomme på å stille oppfølgingsspørsmål til de av våre forretningspartnere som opererer i bransje eller tjenestesegmenter som er forbundet med særlig risiko. Formålet med dette er å sikre at forretningspartnerne lever opp til alle nødvendige standarder, herunder vår Code of Conduct. Vi vil også fortløpende vurdere om det er nødvendig å iverksette individuelle oppfølgingstiltak for forretningspartnere dersom vi avdekker informasjon som tilsier økt risiko. Slike tiltak kan for eksempel være å sende forespørsler om forhold vi vurderer som særlig relevante for de aktuelle risikoer vi har identifisert.

4.3 Tiltak i egen virksomhet

Bilindustrien er en mannsdominert bransje, og Gruppen har derfor fokus på å øke kvinneandelen i selskapet gjennom nyansettelser.

Gruppen arbeider også kontinuerlig med HMS-relaterte tiltak, blant annet ved å gjennomføre årlige kontroller gjennom bedriftshelsetjenesten. I tillegg stiller man krav om fagbrev på verksted og kundemottak, og tilbyr kontinuerlig kursing og sertifisering til de ansatte som utfører kursing, verkstedoppdrag.

Spørsmål om hvorledes vi arbeider med Åpenhetsloven kan sendes til

Aapenhetsloven@gillgruppen.no

Etikk i Gill Gruppen

1. Innledning og formål

Dette dokumentet beskriver Gill Gruppen sine grunnleggende prinsipper for forretningsetikk. Disse etiske retningslinjer gjelder for alle selskap som inngår i gruppens to konsern, Gill Holding AS og Pongo AS (heretter benevnt som «Gill Gruppen» eller «konsernet»). Enhver som utfører arbeid på vegne av Gill Gruppen plikter å etterleve retningslinjene som kommer frem i dette dokumentet når de opptrer på vegne av konsernet.

Utover heltids- og deltidsansatte, omfatter disse prinsipper også styremedlemmer, vikarer, konsulenter, agenter, freelancere mm.

Konsernets ansatte er forpliktet til å sette seg inn i og overholde gruppens etiske retningslinjer.

Ved tvil om hvordan disse etiske retningslinjene skal forstås eller praktiseres, eller hvordan man skal forholde seg til en konkret situasjon, skal spørsmål forelegges nærmeste leder.

Konsernsjef er ansvarlig for vedlikehold av dette dokumentet.

2. Visjon og verdier

Gill Gruppens visjon:

• Mobilitet for fremtiden

Våre kjerneverdier:

• Enkel
  Det skal være enkelt å forholde seg til Gill Gruppen som organisasjon, så vel for samarbeidspartnere som kunder og medarbeider.
• Ansvarlig
  Gill Gruppen er en ansvarlig og etterrettelig organisasjon. Vi skal behandle samarbeidspartnere og kunder korrekt. Vi skal respektere gjeldende lover og regelverk
• Inkluderende
  Gill Gruppen er en inkluderende organisasjon som utviser respekt overfor andre medmennesker uavhengig av etnisitet, kjønn, trosretning eller seksualitet.
  Gill Gruppen skaper lagspillere som gjør hverandre gode i hverdagen.
• Ambisiøs
  Gill Gruppen er en innovativ og ambisiøs organisasjon som kontinuerlig søker forbedring og utvikling, til beste for eiere, medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder.

3. Gill Gruppens samfunnsansvar

Gill Gruppen er opptatt av å opptre etisk forsvarlig og sannferdig i alle forretningsmessige sammenhenger.

Gill Gruppen forplikter seg til å drive virksomheten i tråd med FN Global Compacts ti prinsipper om:

• Menneskerettigheter
  Prinsipp 1: Bedriften skal støtte og respektere vern om internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, og
  Prinsipp 2: påse at de ikke medvirker til krenkelser av menneskerettighetene.
• Arbeid
  Prinsipp 3: Bedriften skal holde organisasjonsfrihet i hevd og sikre at arbeidstakers rett til å føre kollektive forhandlinger anerkjennes i praksis, og
  Prinsipp 4: avskaffe alle former for tvangsarbeid,
  Prinsipp 5: sikre reell avskaffelse av barnearbeid, og
  Prinsipp 6: sikre at diskriminering i arbeidslivet avskaffes.
• Miljø
  Prinsipp 7: Bedriften skal støtte en føre-var-tilnærming til miljøutfordringer, og
  Prinsipp 8: ta initiativ til å fremme økt miljøansvar, og
  Prinsipp 9: oppmuntre til utvikling og bruk av anerkjent miljøteknologi.
• Antikorrupsjon
  Prinsipp 10: Bedriften skal bekjempe enhver form for korrupsjon, inkludert utpressing og bestikkelser.
  

Retningslinjene er ikke uttømmende. Utgangspunktet er at alle medarbeidere må utvise god dømmekraft og varsomhet i sitt arbeid for konsernet.

4. Bierverv og interessekonflikter

Ansatte i Gill Gruppen skal ikke være ansatt i, utføre arbeid for eller sitte i styret for en konkurrerende virksomhet, kunde, leverandør eller tilstøtende virksomhet. Alle bierverv og styreverv som kan ha relevans for den ansattes utøvelse av sitt virke i Gill Gruppen, eller andre forhold som er relevante for Gill Gruppen å ha kunnskap om, skal skriftlig klareres med nærmeste leder.

Ansatte i stillinger med påvirkningskraft overfor forretningsforbindelser skal fremlegge oversikt over egne verv og eierinteresser, samt opplyse om andre forhold som konsernet bør vite om. Dette skal registreres i konsernets ansattregister.

Ingen medarbeidere skal forberede eller ta del i forhandlinger med forretningsforbindelser dersom den ansatte eller noen av dennes nærstående (ektefelle/samboer, barn, foreldre, svigerfamilie etc.) eller personlige venner, har en økonomisk interesse eller annen interesse i virksomheten det forhandles med.

Dersom interessekonflikt skulle oppstå plikter medarbeideren på eget initiativ å varsle nærmeste leder.

5. Forhold til forretningsforbindelser

Medarbeidere i Gill Gruppen skal til enhver tid opptre profesjonelt overfor kunder, leverandører, konkurrenter og eventuelle andre samarbeidspartnere.

Leverandører skal behandles på en rettferdig og åpen måte. Medarbeidere i Gill Gruppen må ikke bruke sin stilling til å oppnå personlige fordeler hos leverandører. Alle innkjøp skal gjennomføres i tråd med konsernets retningslinjer for innkjøp.

I leverandøravtaler og andre avtaler med relevante forretningsforbindelser skal det inntas en klausul som forplikter avtaleparten å gjøre seg kjent med og etterleve Gill Gruppens etiske retningslinjer.

Konkurrenter skal behandles og omtales på en respektfull måte.

Det skal foreligge skriftlige avtaler med kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser. Ved avtaleinngåelser skal gjeldende fullmaktstruktur etterleves.

Alle betalinger skal skje via bankoverføring til den aktuelle kontraktsmotpart.

6. Gaver og representasjon

Gaver, representasjon og premiering fra Gill Gruppen

Det skal ikke gis tilbud om gaver, representasjon eller premiering til nåværende eller mulige fremtidige kunder, leverandører eller andre forretningsforbindelser uten at dette er godkjent av ledelsen i Gill Gruppen (definert som konsernsjef, medlem i konsernets ledergruppe eller de som disse bemyndiger).

Ledelsen avgjør om gaver, representasjon og premiering kan oppfattes som urimelig på bakgrunn av en konkret vurdering av verdi, relevans for mottaker og situasjonen ellers.

Representasjon skal ha en forretningsmessig begrunnelse og skal ikke overstige det som er vanlig bransjepraksis.

Gill Gruppen skal aldri tilby gaver eller representasjon i forkant av eller under en forhandlingssituasjon med den hensikt å påvirke en beslutningstaker, eller for å oppnå personlige fordeler.

Gaver og representasjon bør fortrinnsvis tilbys virksomheten som sådan og ikke konkrete enkeltpersoner.

Ved tilbud om gaver eller representasjon til forretningsforbindelser skal det påses at dette ikke bryter med dennes etiske retningslinjer. Gaver og representasjon fra Gill Gruppen skal uten ugrunnet opphold skriftlig rapporteres til nærmeste leder og den ansatte skal registrere gaven i Gill Gruppens gaveregister.

Utgangspunktet er at vi som konsern ikke skal tilby våre forbindelser ytelser som i verdi eller innhold avviker fra hva vi selv krever av våre forretningsforbindelser når det gjelder gaver og representasjon til oss – se neste punkt.

Gaver, representasjon og premiering fra forretningsforbindelser

Gaver, herunder tilbud om varer og tjenester til sterkt rabattert pris, fra nåværende eller potensielt fremtidige kunder, leverandører, sponsorer eller andre forretningsforbindelser skal ikke aksepteres dersom disse i løpet av ett år har en antatt samlet verdi over kr. 500 eller går utover vanlig akseptert bransjepraksis. Henviser også til skattereglenes bestemmelser om skatteplikt for «fordel vunnet ved arbeid».

Mottak av vareprøver og testprodukter skal overleveres nærmeste leder som bestemmer hvordan Gill Gruppen skal benytte seg av disse.

Dersom særskilte kulturelle forhold gjør at avslag kan virke fornærmende på giver kan gaven likevel mottas dersom den er i samsvar med lokalt akseptert skikk, og gaven overleveres til Gill Gruppen ved hjemkomst. Det skal likevel aldri mottas gaver i form av penger.

Tilbud om representasjon, herunder reiser, hotellopphold, restaurantbesøk, deltakelse på underholdningsarrangementer (f.eks. konserter og idrettsarrangementer), deltakelse på seminarer mv. skal alltid skriftlig godkjennes av nærmeste leder i forkant av deltakelse. Nærmeste leder avgjør om representasjonen kan oppfattes som urimelig på bakgrunn av en konkret vurdering av formål, form, innhold, verdi og relevans.

Dersom arrangementet vurderes å være av sosial karakter med begrenset faglig innhold, vil eventuell aksept til deltakelse være betinget av at den ansatte selv dekker reisekostnader til og fra arrangementet samt overnatting.

Dersom arrangementet vurderes å være av faglig karakter skal minimum reise- og overnattingskostnader dekkes av relevant enhet i Gill Gruppen.

Private utgifter skal ellers dekkes av vedkommende selv. Det er ikke anledning til å medbringe ledsagere på slike arrangementer, med mindre alle kostnadene for dette dekkes av den ansatte eller ledsageren selv.

Alle gaver/fordeler skal uten ugrunnet opphold skriftlig rapporteres til nærmeste leder.

Gill Gruppens regler om gaver, representasjon og premiering gjelder også for medarbeiderens nærstående.

7. Rapportering av finansiell og ikke-finansiell informasjon

Offentlig informasjon om konsernet skal kun gis av konsernsjef eller den konsernsjef bemyndiger. Det skal alltid gis korrekt og etterrettelig informasjon, herunder rapportering av finansiell og ikke-finansiell informasjon både internt og eksternt.

8. Lojalitetsplikt

Taushetsplikt

Alle som utfører arbeid på vegne av konsernet forplikter seg til ikke å bruke, åpenbare, utlevere eller på annen måte gjøre tilgjengelig for uvedkommende informasjon om data og bedriftshemmeligheter, personopplysninger eller bedrifts- eller forretningsmessig kunnskap de har fått kjennskap til i sitt arbeid i virksomheten.

Det skal vises aktsomhet i omtale av andre forhold man blir kjent med eller erfarer i arbeidet sitt.

Den enkelte skal gjøre seg kjent med lovbestemmelsene i straffelovens kapittel 21, samt markedsføringslovens § 28 og § 29. Brudd på disse bestemmelsene kan medføre straffeansvar, oppsigelse eller avskjed.

Denne taushetsplikten gjelder etter opphør av ansettelsesforholdet eller oppdraget i henhold til lovene det er referert til.

9. Varsling og rapportering

Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten etter Arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. Konsernets ledelse oppfordrer ansatte til å varsle om eventuelle forhold og/eller hendelser hvor Gill Gruppens etiske regler eller øvrig regelverk ikke har blitt fulgt eller hvis det er mistanke om dette. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med Arbeidsmiljølovens bestemmelser er forbudt.

Medarbeidere plikter å varsle eller rapportere om forhold, feil eller mangler som kan føre til fare for liv eller helse. Det samme gjelder hvis man opplever eller oppdager at det forekommer noen som helst form for trakassering/diskriminering eller annen uønsket adferd.

Varsling eller rapportering kan gjøres til nærmeste leder.

10. Personlig opptreden

Bruk av bedriftens utstyr og eiendeler

Utstyr som konsernet har stilt til medarbeiderens disposisjon til bruk i arbeidet (f.eks. bil, telefon, PC osv.) kan benyttes i privat sammenheng så lenge dette ikke er til hinder for utøvelsen av den ansattes eller andres arbeidsoppgaver.

Eventuell personlig bruk av konsernets utstyr, lokaler eller øvrige eiendeler skal godkjennes skriftlig av ledelsen og skje innenfor skattelovens rammer.

Konsernets utstyr skal ikke benyttes til ulovlig nedlasting, strømming eller deling av materiale med opphavsrett eller annet ulovlig eller upassende materiale eller bilder, herunder pornografi.

Sosiale medier

Konsernet er positive til aktiv bruk av sosiale medier når dette er hensiktsmessig og har sammenheng med den ansattes arbeidsoppgaver. Bruk av sosiale medier til private formål skal ikke gå utover medarbeiderens arbeidsoppgaver.

Ved bruk av sosiale medier i forbindelse med arbeidsplassen skal personvernhensyn ivaretas. Det skal utvises aktsomhet ved publisering av bilder av personer eller andre personopplysninger.

Selv om man opptrer som privatperson på sosiale medier, må man være klar over at man likevel kan bli assosiert med sin arbeidsplass. Man må derfor unngå ytringer og handlinger som er i strid med konsernets retningslinjer eller som kan oppfattes negativt om konsernet, våre produkter eller våre konkurrenter. Tilsvarende gjelder om man laster ned eller deler innhold av ulovlig eller upassende materiale eller bilder.

Forhold til media

Konsernets retningslinjer for intern og ekstern kommunikasjon er styrende og skal sikre at selskapet til enhver tid fremstår helhetlig og med sammenfallende budskap.

Mediehenvendelser skal derfor koordineres og forankres der det er naturlig før våre svar gis til media.

Markedsavdelingen bistår gjerne i slike spørsmål.

Rus

Konsernet har nulltoleranse for bruk av berusende eller narkotiske stoffer på jobb. Konsernet oppfordrer sine ansatte til heller ikke benytte seg av narkotiske stoffer privat. Konsernet kan bistå dersom man ønsker støtte og hjelp med eventuelle rusproblemer.

Medarbeidere skal ikke under noen omstendigheter opptre beruset på jobb eller i andre sammenhenger med kunder og andre forretningsforbindelser.

Trakassering

Konsernet har nulltoleranse for trakassering, maktmisbruk og uønsket seksuell oppmerksomhet.

Det er etablerte rutiner og varslingskanaler for å avdekke og håndtere brudd på interne og eksterne regler, og ansatte som opplever eller oppdager slike forhold skal melde fra om dette.

Arbeidsplassen

Konsernet forplikter seg til å etterleve alle relevante arbeidsrettslige forpliktelser. Det skal ikke under noen omstendigheter - direkte eller indirekte - benyttes svart arbeidskraft, og alle former for sosial dumping skal aktivt motarbeides.

Konsernet skal være en inkluderende arbeidsplass, og ingen form for trakassering, maktmisbruk og diskriminering på bakgrunn av rase, kjønn, alder, religion, legning mm. aksepteres.

Konsernet skal ha en aktiv miljøprofil, og etterleve alle relevante krav og plikter som knytter seg til miljøvernlovgivning.

Styring og kontroll

Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å etterleve konsernets policyer, retningslinjer og etablerte rutiner for styring og kontroll.

Sanksjoner

Opptreden i strid med de etiske retningslinjene vil bli fulgt opp av konsernet og kan få arbeidsrettslige konsekvenser for den ansatte, herunder muntlige eller skriftlige advarsler, oppsigelse eller avskjed.

Alle former for økonomisk kriminalitet, herunder korrupsjon og påvirkningshandel, og andre lovbrudd vil bli politianmeldt og kan få strafferettslige konsekvenser for den ansatte.

Code of Conduct – Pongo

Policy for compliance og samfunnsansvar

Formål

Med bakgrunn i vår visjon og våre kjerneverdier tar Pongo et helhetlig ansvar for samfunnet rundt oss, andre mennesker og miljøet.

I Pongo jobber vi for å oppnå lønnsomhet på en måte som er i samsvar med grunnleggende etiske verdier og med respekt for mennesker, miljøet og samfunnet rundt oss.

Vi skaper tillitt gjennom vår integritet. Vi fokuserer på å til enhver tid fatte de riktige beslutningene og gi beskjed hvis noe ikke oppfyller våre høye krav.

Denne policy gir overordnede rammer for hvordan Pongo skal jobbe med compliance og utøve sitt samfunnsansvar, samt hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for tilhørende tiltak.

Blant annet følgende lover og retningslinjer legges til grunn:

• Straffelovens bestemmelser om økonomisk kriminalitet, herunder korrupsjon
• Konkurranseloven
• Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling samt diskriminering, trakassering mv.
• Personopplysningsloven
• Forskrift om informasjons- og påseplikt etter allmenngjøringsloven
• Konsernets etiske retningslinjer
• UN Global Compact

Brudd på andre lover og retningslinjer i egen, konsernets eller andres vinnings hensikt vil under enhver omstendighet være dekket av policy for compliance og samfunnsansvar. Policyen skal bidra til å forebygge slike hendelser og sikre at eventuelle hendelser blir håndtert i tråd med denne policy og øvrige relevante retningslinjer.

Code of Conduct publiseres årlig. Dette dokumentet gjelder fra 1.januar 2022

Hvem gjelder Code of Conduct for?

Policyen gjelder for alle fast ansatte, deltidsansatte eller midlertidig ansatte i samtlige selskap som inngår i konsernet Pongo AS herunder hel- og deleide datterselskaper og selskapene betegnes heretter som "Pongo ". Den gjelder også for styret i de respektive selskap.

Å jobbe i Pongo skal både være attraktivt og "gøy", samtidig som det skal være krevende. Vi skal føle stolthet for arbeidsplassen og utvise respekt for våre kolleger.

Vi har utarbeidet et sett med kjerneverdier som skal bygge oppunder vår organisasjon og være en rettesnor for hvorledes Pongo skal oppfattes.

Våre kjerneverdier

• Enkel
  Det skal være enkelt å forholde seg til Pongo som organisasjon, så vel for samarbeidspartnere som kunder og medarbeider.
• Ansvarlig
  Pongo er en ansvarlig og etterrettelig organisasjon. Vi skal behandle samarbeidspartnere og kunder korrekt. Vi skal respektere gjeldende lover og regelverk
• Inkluderende
  Pongo er en inkluderende organisasjon som utviser respekt overfor andre medmennesker uavhengig av etnisitet, kjønn, trosretning eller seksualitet.
  Pongo skaper lagspillere som gjør hverandre gode i hverdagen.
• Ambisiøs
  Pongo er en innovativ og ambisiøs organisasjon som kontinuerlig søker forbedring og utvikling, til beste for eiere, medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder.

Definisjoner

Konsernet

Konsernet Pongo AS herunder hel- og deleide datterselskaper og selskapene betegnes heretter som "Pongo ".

Compliance

Samsvar/etterlevelse av lover, regler og interne retningslinjer.

Samfunnsansvar

Integrasjon av sosiale, lovmessige, etiske og miljømessige hensyn i den daglige drift og i forhold til interessenter. Dekker hva man gjør i tillegg til og utover å overholde eksisterende lover og regler.

Overordnede føringer og prinsipper

Etterlevelse av lover, regler og reguleringer

Pongo har nulltoleranse overfor brudd på lover og retningslinjer, herunder korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet. Eventuelle mistanker om brudd på lover og retningslinjer vil håndteres i tråd med konsernets retningslinjer for gjennomføring av undersøkelser. Dersom det avdekkes forhold som gir grunnlag for anmeldelse og/eller selvrapportering til relevante myndigheter, skal anmeldelse eller selvrapportering gjennomføres.

Kort om risikobildet

Pongo er en salgsorganisasjon og opererer i en kapitalintensiv bransje.

Konsernet selger biler og tjenester til både privatkunder og private og offentlige virksomheter, og har stor grad av interaksjon med potensielle kunder, leverandører mv.

Pongos policy for compliance og samfunnsansvar skal ivareta konsernets særegenhet og skal være tilpasset risikobildet. Det er Pongos vurdering at nærværende policy for compliance og samfunnsansvar er tilstrekkelig og forholdsmessig for å redusere risiko for manglende compliance i Pongo.

Pongo og viktige interessenters forventninger

Pongo har definerte mål og verdier som legger føringer for konsernets forretningsdrift og policy for compliance og samfunnsansvar. Pongos eiere, myndigheter, offentlige og private kunder samt bilprodusentene er særlig viktige interessenter for Pongo og vil ha klare forventninger til Pongos forretningsdrift. Tilsvarende har Pongo klare forventninger til sine forretningsforbindelsers forretningsdrift og policy for compliance og samfunnsansvar.

Kontrollmiljø

Konsernets ledelse er opptatt av at det er en høy etisk standard i all forretningsdrift.

Ledelsens fokus på å forebygge, avdekke og håndtere eventuelle brudd på lover og retningslinjer skal være synlig for både medarbeidere og eksterne. Dette synliggjøres gjennom etiske retningslinjer, varslingskanal, og konsernets belønningssystemer.

Pongo har definert klare roller og ansvarsforhold for å sikre etterlevelse av lover og retningslinjer.

Etiske retningslinjer

Pongo skal ha etiske retningslinjer for blant annet å forebygge korrupsjon. De etiske retningslinjene skal inngå i den obligatoriske opplæringen for alle medarbeidere. Retningslinjene skal være tilgjengeliggjort for eksterne via Pongos internettside. Konsernets etiske retningslinjer skal vedlegges alle leverandørkontrakter.

Varslingskanal

Pongo skal oppfordre medarbeidere til å si ifra om eventuelle kritikkverdige forhold til ledelsen. Det skal være etablert både intern og ekstern varslingskanal der medarbeidere og utenforstående kan henvende seg med bekymringer eller mistanker om brudd på lover og retningslinjer og/eller andre kritikkverdige forhold. Det skal også være tilrettelagt for anonym varsling. Pongo skal ha retningslinjer for mottak og håndtering av innkomne varsler.

Ved varsling eller ved andre indikasjoner på brudd på lover og retningslinjer skal dette undersøkes i tråd med Pongos retningslinjer for undersøkelser, herunder retningslinjer for innsyn i e-post mv.

Belønningssystemer

Pongos belønningssystemer skal ikke bidra til å øke risikoen for brudd på lover og retningslinjer. Etterlevelse av policy for compliance og samfunnsansvar, lover og retningslinjer skal ilegges vekt ved evalueringer, forfremmelser mv.

Etterlevelse av Pongos etiske retningslinjer og arbeidsreglement skal være et vilkår for ansettelse i Pongo, og brudd på disse skal gi Pongo rett til å iverksette disiplinære tiltak, herunder oppsigelse og avskjed. Disiplinære tiltak skal håndheves konsistent i hele konsernet, uavhengig av tittel og funksjon.

Risikovurderinger

Kartlegging og vurdering av compliance-risiko skal inngå i Pongos risikostyring.

Kontrolltiltak

Kontrolltiltak skal være basert på risiko og sammenhengen mellom risiko og kontrolltiltak. Dette skal være dokumentert i et risikoregister. Følgende viktige kontrolltiltak skal eksistere:

Finansielle kontrolltiltak

Internkontrollen skal bestå bl.a. av fullmakter, arbeidsdeling, økonomireglement, kontrollerfunksjon og rutiner for periode- og årsavslutning. Fullmaktsstruktur skal beskrive anvisnings- og attestasjonsfullmakter, samt beslutningsmyndighet knyttet til innkjøp, godkjennelse av fakturaer og investeringsbeslutninger.

Ikke-finansielle kontrolltiltak

Det skal være etablert ikke-finansielle kontrolltiltak, blant annet skriftlig prosedyre for gjennomføring av bakgrunnssjekk av leverandører og ved rekruttering. Gjennomføring av bakgrunnssjekk skal være basert på en risikovurdering. Kurs og opplæring skal være en viktig del av ikke-finansielle kontrolltiltak. Dette er nærmere beskrevet i eget avsnitt.

Samfunnsansvar

• Alle transaksjoner og tiltak som gjøres skal tåle dagens lys.
• Samfunnsansvar skal være en integrert og kontinuerlig del av konsernets forretningsdrift.
• Pongo skal drive sin virksomhet i overensstemmelse med de internasjonale retningslinjer som stilles gjennom for eksempel drift knyttet til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og korrupsjonsbekjempelse.
• Ved inngåelse av avtaler og transaksjoner i konsernets virksomheter skal samfunnsansvarlige prinsipper legges til grunn, og være i overensstemmelse med denne policyen.
• Konsernets virksomheter skal kreve at leverandører, samarbeidspartnere og andre interessenter kan dokumentere at de driver sin virksomhet i overensstemmelse med samfunnsansvarlige prinsipper.
• Leverandører/samarbeidspartnere skal på forespørsel kunne avgi samsvarserklæring for sin virksomhets oppfyllelse av lovverk, forskrifter, ansattes faglige og sosiale rettigheter samt Pongo sine Etiske retningslinjer, og gi Pongo adgang til å gjennomgå og verifisere dette.

Informasjon og kommunikasjon

Kommunikasjon skal i utgangspunktet følge retningslinjer gitt i konsernets policy for intern og ekstern kommunikasjon.

Opplæring

Alle medarbeidere skal gjennomgå obligatorisk opplæring som omhandler temaer som varsling, etiske retningslinjer og økonomisk kriminalitet. I tillegg skal det, basert på en risikovurdering, gis ytterligere opplæring til enkelte medarbeidere, blant annet innkjøpere, selgere mv.

Hele konsernet skal ta læring av eventuelle hendelser gjennom kunnskapsdeling.

Kommunikasjon

Konsernets etiske retningslinjer og konsernets policy for compliance og samfunnsansvar skal være tilgjengelig på konsernets intranett og Internett. Dokumentene skal være tilgjengelig på norsk og engelsk.

Søkelys på risiko for økonomisk kriminalitet og forebygging av dette, herunder toppledelsens fokus, skal kommuniseres tydelig både internt og eksternt.

Alle hendelser knyttet til brudd på lover og retningslinjer skal rapporteres via konsernets varslingskanal eller til nærmeste leder. Nærmeste leder er ansvarlig for å rapportere dette videre til konsernledelsen som registrerer alle relevante hendelser for å sikre kunnskapsdeling, læring og at hendelser som inntreffer blir tatt hensyn til ved oppdatering av risikovurderinger. Hendelser skal regelmessig rapportere forhold til styret i de respektive selskap.

Ansvar og myndighet

Roller

Styret i Gill Support (Pongo)

Ansvar og myndighet

• Påse at konsernet har relevant policy for compliance og samfunnsansvar.
• Påse at Pongo med datterselskaper til enhver tid har et effektivt system for compliance.
• Påse at tilstrekkelige ressurser er allokert til konsernets compliance-arbeid.
• Påse at konsernet har overordnede rammer, regler og styringsprinsipper for arbeidet med Compliance og Samfunnsansvar.

Rolle

Konsernsjef

Ansvar og myndighet

• Overordnede ansvar for implementeringen av denne policyen.
• Sørge for at ansvars- og myndighetsforhold for relevante roller knyttet til denne policyen er tildelt og kommunisert innenfor sitt ansvarsområde i konsernet.
• Fremme endringer i policyen ovenfor styret.

Rolle

CFO og Daglig leder i respektiv forr. Enhet.

Ansvar og myndighet

• Ansvarlig for at operativ ledelse etterlever denne policyen.
• Påse at compliance i eget virksomhetsområde er etablert, dokumentert, gjennomført og fulgt opp på ensystematisk og hensiktsmessig måte.

Rolle

Daglig leder (operativ leder) for forhandlerlokasjon

Ansvar og myndighet

• Ansvarlig for at policyen etterleves og at medarbeider blir gjort kjent med den.
• Ansvarlig for å iverksette tilstrekkelige kontroller og andre risikoreduserende tiltak i egen avdeling for å sikre målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler.

Rolle

Alle medarbeidere

Ansvar og myndighet

• Sette seg inn i og etterleve denne policyen og etisk retningslinjer.
• Kontakte nærmeste leder eller varsle i tråd med konsernets varslingsrutiner ved mistanke om brudd på lover og retningslinjer

Eierskap og implementering

Konsernsjef i Pongo er eier av denne policy og er ansvarlig for utforming og implementering og for at dette til enhver tid er oppdatert.

Policyen er gyldig fra tidspunktet den er godkjent av styret i Pongo.